Bezpieczne niszczenie dokumentów w Warszawie [art. sponsorowany]

Dlaczego bezpieczeństwo jest kluczowe w procesie niszczenia dokumentów?

Niszczenie dokumentów Warszawa wydaje się prostym zadaniem, jednak najważniejszą kwestią, na którą należy zwrócić szczególną uwagę, jest bezpieczeństwo. Prawidłowe postępowanie z przedawnioną dokumentacją ma zapewnić ochronę danych, które nie mogą trafić w niepowołane ręce. W przeciwnym razie ich administrator, a więc najczęściej przedsiębiorca, naraża się na karę finansową lub ograniczenia/pozbawienia wolności. Przepisy w tym względzie są bardzo surowe i praktycznie nie uwzględniają ewentualnych okoliczności łagodzących. Należy więc dołożyć wszelkich starań, aby dokumenty zutylizować w sposób bezpieczny.

Jak przebiega niszczenie dokumentów krok po kroku?

Niszczenie dokumentów odbywa się w następujących krokach:

• przygotowanie akt – należy upewnić się, że termin przechowywania wszystkich dokumentów upłynął,
• zebranie wszystkich dokumentów w jednym miejscu – dzięki temu łatwiej oddać je do transportu,
• niszczenie właściwe – z zastosowaniem niszczarek przemysłowych,
• utylizacja ścinków – zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska naturalnego.

Procedura nie jest więc skomplikowana, ale jej przeprowadzenie wymaga posiadania odpowiedniej wiedzy oraz zaawansowanego technologicznie sprzętu. Więcej na temat tego, jak wygląda bezpieczne niszczenie dokumentów w Warszawie, można dowiedzieć się tutaj: https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/warszawa/. Powyższy schemat może nieco różnić się w sytuacji, gdy mamy do czynienia z nośnikami danych innymi niż papier, na przykład z dyskami twardymi bądź płytami CD. Niemniej jednak priorytetem jest oczywiście zapewnienie bezpieczeństwa danych tak, aby nie doszło do ich wycieku.

Bezpieczne niszczenie dokumentów – na co uważać?

Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorcy nie przykładali dużej wagi do sposobu niszczenia dokumentów. Wszystko zmieniło się w 2018 roku, gdy w życie weszło RODO. Co ciekawe, już wcześniej obowiązywały inne przepisy dotyczące ochrony danych, a także normy międzynarodowe w zakresie bezpiecznego niszczenia dokumentów. Niemniej jednak dopiero po 2018 przedsiębiorcy zaczęli przyglądać się procedurom stosowanym w swoich firmach. Na co w szczególności trzeba uważać? Przede wszystkim na sprzęty do utylizacji w biurze, czyli na popularne niszczarki biurowe (często z dopiską “zgodne z RODO”). Niestety, produkowane przez nie ścinki są tak duże, że łatwo odtworzyć informacje. Kolejnym zagrożeniem są nośniki danych, których nie można po prostu uszkodzić – trzeba zniszczyć je w profesjonalny sposób, stosując innowacyjne techniki. Dużym zagrożeniem jest także sama postawa przedsiębiorców, którzy nie zawsze podchodzą w pełni świadomie do swoich obowiązków. Tymczasem konsekwencje są na tyle poważne, że warto bliżej przyjrzeć się, czy dokumenty w firmie są niszczone tak, jak powinny.